行政文员在日常工作中经常会需要接触各类文档，在刚开始工作时，如果能学会合理使用模板文件，可以让你更容易上手，提高工作效率。

比如，需要起草一个通知时，你可以将之前已经成文的历史通知找出来，按照既有的格式，将你要通知的内容换进去，在换的过程中需要注意两个通知的语气和用词习惯要基本一致。需要通知到受众是否一致，主送和抄送是否一致等。最后，结合实际检查一下时间、编号、错别字等，一个新的通知就算出稿了。

各种方案、计划、总结，基本上都是为了把一个事情说清楚，学会套模板可以让你在工作中事半功倍。需要注意的是：

1.结合实际工作来修改。

在使用模板时沿用的是格式，而不是通篇照抄，一定要结合你实际的工作来做修改和调整。

2.避免出现过多的空话和套话。

在网络上下载的模板中经常会有一些感觉放到哪个总结或计划中都能用的空话，如：“积极参与部门协调，努力推动......”，要注意多写实际的，能够落地的实事。

3.修改的过程中要细心

注意不该出现在你报告中的内容，如其他公司的名字，其他人做的事情......

4.预留足够的时间检查

有些人养成了上学时拖作业的毛病，喜欢把事情拖到不做不行的时候才做，经常在方案要上交的头天晚上加班，二次修改的时间都没有。这样的方案交给领导后，是很难出效果的，说不定还会错误百出。